I många företag går mycket tid åt till att öppna dokument, leta upp några uppgifter och skriva in dem någon annanstans. Det kan vara avtal, beställningar, ansökningar, protokoll eller formulär som kommer som PDF, bild eller skannat papper. Vi bygger flöden som läser av dokumenten, plockar ut det som behövs och sparar både dokumentet och uppgifterna på rätt ställe.

Vad flödet kan göra

• Läsa av text i bilder och skannade papper: OCR (optisk teckenigenkänning) gör om bilden till text som går att söka i.
• Plocka ut uppgifter: namn, datum, belopp, organisationsnummer eller andra fält hämtas ur dokumentet och förs in i ett kalkylark, ett CRM eller ett ärendesystem.
• Sortera och döpa om: dokumenten klassas efter typ, får ett tydligt filnamn och hamnar i rätt mapp.
• Sammanfatta: långa dokument får en kort sammanfattning med de punkter som är viktiga för just er.
• Skapa utkast: återkommande dokument som offerter, bekräftelser och avtalsutkast fylls i automatiskt från en mall och granskas av en människa.

OCR och AI: vad är skillnaden?

OCR gör om pixlar till bokstäver. Det fungerar bra på tydliga dokument men vet inte vad texten betyder. Språkmodeller, som bygger på maskininlärning, kan i stället förstå vilket datum som är avtalets startdatum och vilket som är underskriftsdatum. I praktiken kombinerar vi ofta båda: OCR för att få fram texten och en modell för att tolka den. Hur datorer tolkar bilder och text förklaras i datorseende och naturlig språkbehandling.

Så arbetar vi

1. Vi går igenom hur det fungerar i dag: vad som kommer in, vilka system som berörs och vem som ska godkänna.
2. Du får en offert med fast omfattning och ett förslag på verktyg innan något arbete påbörjas.
3. Vi bygger, testar med riktiga exempel från er vardag och lägger in ett godkännandesteg där ett fel skulle kosta mycket.
4. Du får en kort dokumentation så att du förstår flödet och kan ändra det själv.

Säkerhet och personuppgifter

Dokument innehåller ofta personuppgifter eller affärshemligheter. Vi går igenom vilka tjänster som får se innehållet, väljer inställningar där datan inte används för träning och sparar inget längre än nödvändigt. Mer om vad du bör tänka på finns i AI och säkerhet och vad som händer med datan du skickar till ChatGPT.

Vill du testa själv först?

Guiderna ladda upp en PDF till ChatGPT, sammanfatta en PDF med AI och spara bilagor automatiskt visar grunderna. Gäller det leverantörsfakturor har vi en egen tjänst för automatiserad fakturahantering.

Osäker på var du ska börja? Då passar en automatiseringsanalys bättre som första steg. Där pekar vi ut vilka flöden som ger mest tid tillbaka innan något byggs.