Fakturor är ofta det första som är värt att automatisera i ett litet företag. De kommer in hela tiden, de ser olika ut från varje leverantör och samma uppgifter ska skrivas in, kontrolleras och godkännas varje gång. Vi bygger flöden som tar emot fakturan, läser av den, kontrollerar den och lägger den på rätt plats i ekonomisystemet, så att du bara behöver titta på det som avviker.

Vad vi automatiserar i ekonomin

• Inkommande leverantörsfakturor: fakturor som kommer som PDF i mejlen eller som e-faktura samlas på ett ställe i stället för att ligga utspridda i inkorgen.
• Tolkning av fakturan: leverantör, belopp, moms, förfallodatum, OCR-nummer och fakturarader läses av automatiskt, även när upplägget skiljer sig mellan leverantörer.
• Kontroll: beloppet jämförs mot order eller avtal, dubbletter flaggas och ovanliga belopp skickas till en människa.
• Attest: rätt person får en påminnelse om att godkänna, och inget betalas innan det är godkänt.
• Överföring: godkända fakturor och underlag förs över till ekonomisystemet, till exempel Fortnox eller Visma, via deras kopplingar.
• Kvitton och påminnelser: kvitton från kort och utlägg samlas in, och obetalda kundfakturor kan få en påminnelse som du godkänner först.

Var AI gör nytta och var den inte behövs

AI, alltså maskininlärning, behövs för att tolka fakturor som ser olika ut. En modell som har tränats på stora mängder dokument kan hitta beloppet och förfallodatumet även när de står på olika ställen. Själva kontrollen ska däremot vara vanliga regler: stämmer summan, finns ordern, har fakturan redan kommit in? Den uppdelningen gör flödet både flexibelt och förutsägbart. Skillnaden förklarar vi i AI och automation: regler eller inlärda mönster.

AI kan läsa fel, särskilt på dåligt skannade underlag. Därför stannar allt som modellen är osäker på hos en människa, och inget betalas automatiskt. Varför modeller ibland gissar fel förklaras i AI-hallucinationer.

Så arbetar vi

1. Vi går igenom hur det fungerar i dag: vad som kommer in, vilka system som berörs och vem som ska godkänna.
2. Du får en offert med fast omfattning och ett förslag på verktyg innan något arbete påbörjas.
3. Vi bygger, testar med riktiga exempel från er vardag och lägger in ett godkännandesteg där ett fel skulle kosta mycket.
4. Du får en kort dokumentation så att du förstår flödet och kan ändra det själv.

Bokföring och ansvar

Automationen hjälper till med inläsning, kontroll och överföring, men ansvaret för bokföringen ligger kvar hos företaget och er redovisningsbyrå. Vi bygger flödet så att det är lätt att följa varje faktura från mejlet till ekonomisystemet, och vi ser över var underlagen lagras. Dokument som inte är fakturor, som avtal och formulär, hanterar vi under dokumenthantering med AI.

Osäker på var du ska börja? Då passar en automatiseringsanalys bättre som första steg. Där pekar vi ut vilka flöden som ger mest tid tillbaka innan något byggs.